Alles over het uitbesteden van service- en stookkosten

RBBN werkt met verschillende vastgoed-, financiële en administratiesystemen die worden gebruikt door woningcorporaties en vastgoedbeheerders. Hierdoor kunnen wij onze werkzaamheden meestal rechtstreeks uitvoeren binnen de bestaande werkomgeving van de opdrachtgever.

Wij hebben onder andere ervaring met:

• Microsoft Dynamics Empire
• Dynamics ZIG
• Tobias
• Tobias 365
• Microsoft Dynamics 365
• NCCW
• Axxerion
• REMS
• Twinq

Afhankelijk van de opdracht kunnen wij ondersteunen bij onder meer factuurregistratie, controle van kosten, complexadministratie, verdeelsleutels, voorschotten, meterstanden en de voorbereiding en uitvoering van service- en stookkostenafrekeningen.

Doordat wij bekend zijn met verschillende systemen, is doorgaans minder uitleg en inwerktijd nodig. Wij sluiten aan op de processen, werkinstructies en autorisaties van de opdrachtgever.

Staat uw systeem niet in deze opsomming? Ook dan kunnen wij vaak ondersteuning bieden. RBBN is gewend om zich snel nieuwe systemen, processen en klantomgevingen eigen te maken.

Ja. RBBN werkt voor woningcorporaties, vastgoedbeheerders en andere vastgoedorganisaties in heel Nederland.

Onze werkzaamheden kunnen grotendeels op afstand worden uitgevoerd, waardoor de locatie van de opdrachtgever geen beperking vormt.

Wij kunnen aansluiten op de systemen, processen en werkwijze van de opdrachtgever en werkzaamheden volledig of gedeeltelijk overnemen.

Overleg kan digitaal plaatsvinden en werkzaamheden kunnen binnen de bestaande werkomgeving van de opdrachtgever worden uitgevoerd. Indien een opdracht daarom vraagt, kunnen werkzaamheden en overlegmomenten ook op locatie plaatsvinden.

Ja. RBBN biedt maatwerk wanneer de situatie van de opdrachtgever daarom vraagt. Wij kunnen werkzaamheden uitvoeren voor één afrekenperiode, maar ook voor meerdere jaren of afrekenperiodes tegelijk.

• achterstanden in de service- of stookkostenafrekening
• openstaande afrekenjaren
• correcties op eerdere afrekeningen
• tijdelijke capaciteitsproblemen
• achterstanden door personeelswisselingen of ziekte
• een overgang naar een nieuw systeem of proces
• aanvullende controles over meerdere periodes

Voor structurele ondersteuning kan RBBN ook een meerjarige overeenkomst afsluiten. Daarmee kunnen wij de service- en stookkostenafrekeningen voor de komende jaren ondersteunen of volledig overnemen.

Vooraf stemmen wij met de opdrachtgever af welke werkzaamheden nodig zijn, welke gegevens beschikbaar zijn en welke planning haalbaar is.

RBBN combineert de flexibiliteit en persoonlijke betrokkenheid van ervaren zelfstandigen met de continuïteit, kwaliteitscontrole en schaalbaarheid van een gespecialiseerde organisatie.

De voordelen voor de opdrachtgever zijn onder andere:

• continuïteit bij ziekte en vakantie
• minder afhankelijkheid van één specialist
• kennisdeling binnen het team
• een vast aanspreekpunt bij langdurige samenwerking
• interne kwaliteitscontrole
• mogelijkheid om bij grotere werkvoorraden op te schalen
• brede ervaring met verschillende systemen en werkwijzen
• flexibele én structurele inzet

Naarmate de samenwerking langer duurt, leren wij de organisatie, complexen, systemen, uitzonderingen en interne werkwijzen steeds beter kennen. Hierdoor kunnen wij efficiënter en gerichter werken.

De eigenaren van RBBN hebben daarnaast zelf ruime ervaring als zelfstandige en begrijpen daardoor het belang van flexibiliteit, verantwoordelijkheid, directe communicatie en resultaatgericht werken.

RBBN voert vóór het afronden van een service- of stookkostenafrekening een interne controle uit. Daarbij controleren wij of de aangeleverde facturen per complex volledig, juist en op de correcte periode verwerkt zijn.

De controle bestaat onder andere uit:

• controle op de volledigheid van de facturen
• controle of de kosten bij het juiste complex horen
• controle van de afrekenperiode
• signalering van ontbrekende of dubbele facturen
• controle van de toegepaste kostenverdeling en verdeelsleutels
• beoordeling van opvallende afwijkingen ten opzichte van eerdere jaren

Eventuele onduidelijkheden of afwijkingen worden eerst onderzocht en waar nodig met de opdrachtgever afgestemd.

Indien gewenst kan de opdrachtgever de conceptafrekening daarna zelf controleren en goedkeuren voordat deze definitief wordt gemaakt. Zo ontstaat een extra controlemoment en blijft de opdrachtgever volledig betrokken bij het proces.

RBBN verzorgt servicekostenafrekeningen voor verschillende soorten vastgoed en verhuurbare eenheden.

Voor woningcorporaties ondersteunen wij onder andere bij:

• sociale huurwoningen binnen de DAEB-tak
• huurwoningen binnen de niet-DAEB-tak
• woongebouwen met gemeenschappelijke voorzieningen
• bergingen
• parkeerplaatsen
• garages
• andere verhuurbare eenheden
• gemengde complexen

Voor vastgoedorganisaties en commerciële verhuurders verzorgen wij onder andere afrekeningen voor bedrijfsonroerend goed (BOG), winkels, bedrijfsruimten, kantoren, parkeerplaatsen en parkeergarages, opslagruimten, maatschappelijke ruimten en overige verhuurbare eenheden.

Wij kunnen afrekeningen uitvoeren voor afzonderlijke gebouwen, volledige complexen of complete vastgoedportefeuilles.

Om een servicekostenafrekening zorgvuldig en efficiënt op te stellen, heeft RBBN een aantal gegevens en toegangen van de opdrachtgever nodig.

Wij ontvangen bij voorkeur:

• afrekeningen van voorgaande jaren in Excel
• complexinformatie
• informatie over de afrekenbare eenheden
• gebruikte verdeelsleutels
• een uitdraai van het grootboek
• toegang tot de onderliggende facturen
• toegang tot het ERP- of vastgoedsysteem

Met het grootboek en de onderliggende facturen controleren wij of boekingen volledig en juist zijn en aan het correcte complex en de juiste afrekenperiode zijn gekoppeld.

Toegang tot het ERP-systeem gebruiken wij om conceptafrekeningen op te stellen, te controleren en na goedkeuring definitief te maken.

Afhankelijk van de organisatie kunnen daarnaast gegevens nodig zijn zoals meterstanden, bewonersmutaties, leegstandsgegevens, voorschotten en specifieke afspraken.

Ja. RBBN maakt ook servicekostenafrekeningen voor huurwoningen die onderdeel zijn van een Vereniging van Eigenaars.

Bij deze complexen kunnen kosten afkomstig zijn uit verschillende administraties. Een deel van de kosten loopt bijvoorbeeld via de VvE, terwijl andere kosten rechtstreeks door de verhuurder of woningcorporatie worden gemaakt.

RBBN brengt deze kosten in kaart en kijkt onder andere naar:

• de VvE-afrekening en kostenspecificaties
• de verdeling van kosten
• rechtstreeks door de verhuurder betaalde kosten
• de gebruikte kostenrubrieken en verdeelsleutels
• de afrekenbare woningen en andere eenheden
• de aansluiting met het grootboek en de servicekostenadministratie

Waar nodig stemmen wij bijzonderheden af met de opdrachtgever.

Ja. RBBN kan ondersteunen bij het wegwerken van achterstanden, ook wanneer het gaat om meerdere complexen, clusters of afrekenjaren.

Bij de start brengen wij samen met de opdrachtgever de volledige werkvoorraad in kaart.

Daarbij kijken wij onder andere naar:

• hoeveel complexen of clusters nog moeten worden afgerekend
• over welke jaren het gaat
• welke gegevens en facturen beschikbaar zijn
• welke complexen extra aandacht vragen
• of er bewonerscommissies zijn
• of complexen onderdeel zijn van een VvE
• welke prioriteiten en deadlines er zijn

Vervolgens maken wij gezamenlijk een planning met duidelijke prioriteiten.

Tijdens de uitvoering bespreken wij periodiek de voortgang. Waar nodig passen wij de planning en prioriteiten aan, zodat gedurende de opdracht gericht kan worden bijgestuurd.

Ja. RBBN kan het volledige proces van de servicekostenafrekening overnemen: van het coderen en controleren van inkoopfacturen tot en met het opstellen en definitief maken van de afrekening.

Afhankelijk van de behoefte van de opdrachtgever kunnen wij onder andere:

• inkoopfacturen controleren en coderen
• facturen aan het juiste complex en de juiste kostenrubriek koppelen
• het grootboek controleren op volledigheid en juistheid
• ontbrekende, dubbele of onjuist geboekte facturen signaleren
• afrekenbare kosten en verdeelsleutels controleren
• conceptafrekeningen opstellen
• interne controles uitvoeren
• correcties en bijzonderheden verwerken
• afrekeningen definitief maken

RBBN kan het volledige vastgoedbezit van een woningcorporatie of vastgoedorganisatie afrekenen.

Het is ook mogelijk om slechts een deel van het bezit, bepaalde complexen of specifieke onderdelen van het proces aan ons uit te besteden.

De omvang van de opdracht stemmen wij af op de behoefte van de opdrachtgever en de beschikbare capaciteit binnen de eigen organisatie.

Ja. Voor stookkostenafrekeningen kan RBBN samenwerken met externe meet- en afrekenbedrijven, zoals ista en Techem.

Ook samenwerking met andere partijen is mogelijk, afhankelijk van de systemen en werkwijze van de opdrachtgever.

RBBN kan binnen dit proces onder andere:

• de totale stookkosten aanleveren
• de voorschotten aanleveren
• complex- en bewonersgegevens verzamelen
• gemeten standen en verbruiksgegevens controleren
• afwijkingen en ontbrekende standen signaleren
• de ontvangen conceptafrekening controleren
• correcties afstemmen
• de afrekening na controle verwerken en definitief maken

Hierdoor kan RBBN het proces tussen de financiële administratie, de meetgegevens, de voorschotten en de uiteindelijke stookkostenafrekening bewaken.

RBBN controleert de aangeleverde meterstanden en verbruiksgegevens voordat de stookkostenafrekening definitief wordt gemaakt.

Daarbij kijken wij onder andere naar:

• ontbrekende meterstanden
• opvallend hoge of lage verbruiken
• afwijkingen ten opzichte van eerdere jaren
• meterwisselingen
• onvolledige meetperiodes
• verschillen tussen aangeleverde gegevens en de administratie

Wanneer gegevens ontbreken of opvallend afwijken, onderzoeken wij samen met de opdrachtgever en, indien van toepassing, de externe meetdienst wat hiervan de oorzaak is.

Waar nodig worden correcties of aanvullende gegevens verwerkt voordat de afrekening definitief wordt gemaakt. Zo verkleinen wij de kans op foutieve stookkostenafrekeningen en onnodige vragen achteraf.

RBBN controleert de concept-stookkostenafrekening voordat deze definitief wordt verwerkt.

Daarbij controleren wij onder andere:

• of de totale kosten aansluiten op de financiële administratie
• of de juiste voorschotten zijn verwerkt
• of de aangeleverde meterstanden en verbruiksgegevens volledig zijn
• of bewonersmutaties en afrekenperiodes correct zijn verwerkt
• of opvallende afwijkingen aanwezig zijn
• of de conceptafrekening aansluit op de aangeleverde gegevens

Wanneer een externe partij zoals ista of Techem de conceptafrekening opstelt, controleert RBBN deze voordat de gegevens in het ERP- of vastgoedsysteem definitief worden verwerkt.

Eventuele verschillen of onduidelijkheden worden eerst uitgezocht en waar nodig gecorrigeerd. Hierdoor vormt de controle van RBBN een extra kwaliteitsmoment binnen het stookkostenproces.

Ja. RBBN kan ondersteunen bij het bepalen en onderbouwen van servicekostenvoorschotten.

Daarbij kunnen wij onder andere kijken naar:

• historische afrekeningen
• werkelijke kosten uit voorgaande jaren
• kostenontwikkelingen per complex
• actuele contractgegevens
• wijzigingen in dienstverlening
• verwachte prijsontwikkelingen

Op basis hiervan kan een passend voorschot per complex, woning, verhuurbare eenheid of doelgroep worden bepaald.

Een goed onderbouwd voorschot helpt om grote verschillen tussen de betaalde voorschotten en de uiteindelijke afrekening zoveel mogelijk te beperken.

Ja. RBBN kan aansluiten op het interne beleid, de richtlijnen en de werkwijze van de individuele woningcorporatie, vastgoedbeheerder of andere opdrachtgever.

Bestaande afspraken over onder andere kostenverdeling, verdeelsleutels, controles, rapportages, autorisaties, werkprocessen en besluitvorming kunnen daarbij als uitgangspunt worden gebruikt.

RBBN sluit aan op de bestaande organisatie en bespreekt eventuele bijzonderheden of onduidelijkheden met de opdrachtgever.

Hierdoor hoeft een organisatie haar volledige werkwijze niet aan RBBN aan te passen.

Ja. RBBN kan ondersteunen bij nieuwe complexen en nieuw vastgoed.

Het is daarbij belangrijk om de servicekostenadministratie vanaf het begin goed in te richten.

RBBN kan onder andere ondersteunen bij:

• het inventariseren van aanwezige voorzieningen
• het bepalen van kostenrubrieken
• het vaststellen van afrekenbare eenheden
• het beoordelen van verdeelsleutels
• het inventariseren van contracten
• het bepalen van voorschotten
• het inrichten van de administratie
• het vastleggen van bijzonderheden van het complex

Door dit vóór of rond de ingebruikname goed vast te leggen, ontstaat een duidelijke basis voor toekomstige servicekostenafrekeningen.

Ja. RBBN kan indien gewenst deelnemen aan opleveringsgesprekken van nieuwe complexen.

Hierdoor kunnen wij in een vroeg stadium inzicht krijgen in de voorzieningen, installaties en contractuele afspraken die invloed hebben op de servicekosten.

Tijdens of rondom de oplevering kan bijvoorbeeld worden gekeken naar:

• algemene ruimten
• schoonmaak
• verlichting
• liften
• warmte-installaties
• gemeenschappelijke voorzieningen
• individuele en collectieve meters
• onderhouds- en leverancierscontracten

Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt voor een juiste inrichting van de servicekostenadministratie.

Ja. RBBN kan de faciliteiten, installaties en bijbehorende contracten binnen een complex inventariseren.

Daarbij kijken wij welke dienstverlening aanwezig is, welke contracten daarbij horen en hoe deze kosten administratief worden verwerkt.

Dit kan onder andere betrekking hebben op:

• schoonmaak
• energie
• warmte
• liften
• groenvoorziening
• glasbewassing
• gemeenschappelijke installaties
• overige diensten en voorzieningen

Een goede inventarisatie vormt een belangrijke basis voor een inzichtelijke en controleerbare servicekostenadministratie.

Ja. RBBN kan vanuit het perspectief van de servicekosten meedenken over contracten en de administratieve verwerking daarvan.

Dit kan plaatsvinden in samenwerking met verschillende afdelingen binnen de organisatie, zoals:

• vastgoedbeheer
• inkoop
• financiën
• administratie
• contractbeheer

Daarbij kan worden gekeken of contracten, dienstverlening en kostenstructuren aansluiten op de servicekostenadministratie en de wijze waarop de kosten worden verdeeld.

RBBN kan hierbij een verbindende rol vervullen tussen de operationele dienstverlening en de uiteindelijke servicekostenafrekening.

Ja. RBBN kan helpen om de relatie tussen contracten, faciliteiten, complexen en de financiële administratie inzichtelijk te maken.

Hierbij kijken wij onder andere naar:

• welke leverancier bij welke dienstverlening hoort
• op welke complexen een contract betrekking heeft
• op welke grootboekrekening kosten worden geboekt
• welke kostenrubriek bij de afrekening wordt gebruikt
• welke verdeelsleutel van toepassing is
• hoe deze informatie in het ERP- of vastgoedsysteem wordt verwerkt

Door deze onderdelen goed op elkaar aan te laten sluiten, wordt de servicekostenadministratie beter controleerbaar en efficiënter uitvoerbaar.

Ja. RBBN kan woningcorporaties en vastgoedbeheerders ondersteunen bij veranderingen in de wet- en regelgeving rondom servicekosten.

Wij kunnen onder andere ondersteunen bij:

• het beoordelen van gevolgen voor bestaande processen
• het aanpassen van werkprocessen
• het beoordelen van verdeelsleutels
• het controleren van bestaande servicekostenportefeuilles
• het beoordelen van administratieve processen
• het vertalen van nieuwe regels naar de dagelijkse uitvoering

Hierbij sluiten wij zoveel mogelijk aan op de bestaande organisatie, systemen en werkwijze van de opdrachtgever.

Het doel is om nieuwe regelgeving praktisch en beheersbaar in de organisatie te verwerken.

Ja. RBBN kan ondersteuning bieden bij Huurcommissiezaken die betrekking hebben op service- en stookkosten.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder andere:

• het beschikbare dossier verzamelen en opbouwen
• de servicekostenafrekening beoordelen
• onderliggende facturen en berekeningen controleren
• de gebruikte verdeelsleutels beoordelen
• vragen en geschilpunten analyseren
• ondersteunen bij het opstellen van het verweer

Hierbij brengen wij de relevante administratie en onderbouwing rondom de afrekening zo duidelijk mogelijk in kaart.

De exacte werkzaamheden stemmen wij af op het dossier en de behoefte van de opdrachtgever.